Tìm Việc Nhanh xin kính chúc sức khoẻ các ông bà cô chú anh chị, Hôm nay chúng tôiDưới đây là bản phác thảo chi tiết về timeline cho vị trí Nhân viên Văn phòng, được thiết kế dưới góc độ của một chuyên viên nhân sự:
I. Mô tả Công việc (Job Description):
1. Tóm tắt:
Vị trí:
Nhân viên Văn phòng (Office Staff)
Bộ phận:
Hành chính/Văn phòng
Báo cáo cho:
Trưởng phòng Hành chính/Quản lý Văn phòng
Mục tiêu:
Đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành công việc.
2. Nhiệm vụ và Trách nhiệm chính:
Quản lý Hành chính:
Tiếp nhận và xử lý công văn, giấy tờ đến và đi.
Soạn thảo văn bản, thông báo, báo cáo theo yêu cầu.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu khoa học, bảo mật.
Theo dõi và đặt mua văn phòng phẩm, vật tư, thiết bị văn phòng.
Đảm bảo vệ sinh, an ninh trật tự tại văn phòng.
Hỗ trợ Lễ tân:
Tiếp đón khách hàng, đối tác đến liên hệ công tác.
Hướng dẫn khách hàng đến đúng bộ phận cần gặp.
Tiếp nhận và chuyển giao cuộc gọi, thư từ, bưu phẩm.
Hỗ trợ Tổ chức Sự kiện:
Hỗ trợ chuẩn bị và tổ chức các sự kiện nội bộ, hội nghị, hội thảo.
Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ (in ấn, ăn uống, địa điểm…).
Theo dõi và thanh toán chi phí sự kiện.
Các công việc khác:
Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty khi cần thiết.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.
3. Yêu cầu:
Kỹ năng:
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
Kỹ năng giao tiếp tốt (nghe, nói, đọc, viết).
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học.
Kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập.
Kỹ năng giải quyết vấn đề.
Kinh nghiệm:
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương.
Chấp nhận sinh viên mới ra trường, có tinh thần học hỏi.
Thái độ:
Nhiệt tình, trung thực, cẩn thận, chu đáo.
Có trách nhiệm cao trong công việc.
Chịu được áp lực công việc.
Trình độ học vấn:
Tốt nghiệp Trung cấp trở lên.
II. Timeline Tuyển dụng và Đào tạo:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị (1-2 tuần)
Tuần 1:
Xác định nhu cầu tuyển dụng (số lượng, thời gian bắt đầu công việc).
Soạn thảo/Cập nhật bản mô tả công việc (JD).
Xây dựng tiêu chí tuyển chọn ứng viên.
Lựa chọn kênh đăng tuyển (website công ty, trang tuyển dụng, mạng xã hội…).
Thiết kế thông báo tuyển dụng hấp dẫn.
Tuần 2:
Đăng tải thông báo tuyển dụng lên các kênh đã chọn.
Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn (tập trung vào kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ).
Chuẩn bị bài test (kiểm tra tin học văn phòng, kỹ năng mềm).
Giai đoạn 2: Tuyển dụng (2-4 tuần)
Tuần 3-4:
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên.
Liên hệ với ứng viên tiềm năng để mời phỏng vấn.
Tổ chức phỏng vấn vòng 1 (qua điện thoại hoặc trực tiếp).
Đánh giá ứng viên dựa trên tiêu chí đã đặt ra.
Tuần 5-6:
Tổ chức phỏng vấn vòng 2 (với trưởng phòng ban liên quan).
Thực hiện bài test (nếu cần thiết).
Kiểm tra thông tin tham khảo (reference check).
Lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
Tuần 7:
Gửi thư mời làm việc (offer letter) đến ứng viên.
Thỏa thuận về lương, thưởng, phúc lợi, thời gian bắt đầu công việc.
Hoàn thiện thủ tục tiếp nhận nhân viên mới.
Giai đoạn 3: Đào tạo và Hội nhập (1-2 tháng)
Tuần 8:
Giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong công ty.
Hướng dẫn về nội quy, quy định của công ty.
Đào tạo về các phần mềm, công cụ làm việc.
Phân công công việc cụ thể và giao mục tiêu.
Chỉ định người hướng dẫn (mentor) cho nhân viên mới.
Tháng 2:
Theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên mới.
Hỗ trợ nhân viên mới giải quyết các khó khăn, vướng mắc.
Đánh giá kết quả thử việc và đưa ra quyết định chính thức.
III. Từ khóa Tìm kiếm:
Nhân viên văn phòng
Office Staff
Hành chính văn phòng
Trợ lý văn phòng
Văn thư
Lễ tân
Administrative Assistant
Office Assistant
Receptionist
Clerk
IV. Tags:
#nhanvienvanphong
#officestaff
#hanhchinhvanphong
#tuyendung
#vieclam
#tuyendungnhanvienvanphong
#congviecvanphong
#hr
#recruitment
Lưu ý:
Timeline này chỉ mang tính chất tham khảo, có thể điều chỉnh tùy theo quy mô công ty, nguồn lực, và yêu cầu cụ thể của vị trí. Quan trọng nhất là phải linh hoạt và theo dõi sát sao quá trình tuyển dụng để đảm bảo tìm được ứng viên phù hợp nhất.