Kiến thức cần có cho Nhân viên đón khách (Receptionist)

Tìm Việc Nhanh xin kính chúc sức khoẻ các ông bà cô chú anh chị, Hôm nay chúng tôiVới vai trò là một chuyên viên nhân sự, tôi sẽ giúp bạn mô tả chi tiết công việc, yêu cầu và kỹ năng cần thiết cho vị trí Nhân viên Lễ tân (Receptionist).

Mô tả Công việc: Nhân viên Lễ tân (Receptionist)

Mục tiêu công việc:

Đảm bảo khu vực lễ tân luôn gọn gàng, chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng và đối tác. Cung cấp dịch vụ hỗ trợ hành chính cơ bản, điều phối thông tin liên lạc hiệu quả, góp phần vào sự vận hành trơn tru của văn phòng.

Nhiệm vụ chính:

Đón tiếp và Hướng dẫn Khách hàng/Đối tác:

Chào đón khách hàng, đối tác một cách niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp.
Xác định mục đích của khách hàng và hướng dẫn đến đúng người/phòng ban liên quan.
Đảm bảo khu vực sảnh chờ luôn sạch sẽ, ngăn nắp và có đủ thông tin cần thiết (tạp chí, tờ rơi…).

Quản lý Thông tin Liên lạc:

Tiếp nhận và chuyển cuộc gọi đến các bộ phận/cá nhân liên quan một cách nhanh chóng và chính xác.
Tiếp nhận và xử lý thư từ, bưu phẩm, chuyển phát nhanh đến và đi.
Quản lý hệ thống email chung của công ty, trả lời hoặc chuyển tiếp đến các bộ phận liên quan.

Hỗ trợ Hành chính Văn phòng:

Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng họp, chuẩn bị phòng họp khi cần thiết.
Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên khi có yêu cầu.
Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng vàOrder đồ dùng văn phòng khi cần thiết.
Thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của cấp trên.

Quản lý và Cập nhật Thông tin:

Cập nhật danh bạ điện thoại nội bộ, thông tin liên hệ của đối tác.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động lễ tân.
Cập nhật thông tin về các sự kiện, chương trình khuyến mãi của công ty (nếu có) để cung cấp cho khách hàng.

Yêu cầu công việc:

Kinh nghiệm:

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm lễ tân, thư ký văn phòng hoặc các vị trí tương đương.
Ứng viên mới tốt nghiệp, có thái độ tốt và khả năng học hỏi nhanh cũng được xem xét.

Kiến thức:

Kiến thức cơ bản về nghiệp vụ lễ tân, hành chính văn phòng.
Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
Khả năng sử dụng các thiết bị văn phòng (máy in, máy fax, máy photocopy…).

Kỹ năng:

Kỹ năng giao tiếp:

Khả năng giao tiếp tốt, tự tin, lưu loát cả bằng lời nói và văn bản.
Khả năng lắng nghe, thấu hiểu và giải quyết vấn đề.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại chuyên nghiệp.

Kỹ năng tổ chức và sắp xếp:

Khả năng tổ chức công việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả.
Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
Khả năng xử lý tình huống khẩn cấp.

Ngoại ngữ:

Khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản (nghe, nói, đọc, viết).
Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp tốt bằng các ngoại ngữ khác.

Phẩm chất cá nhân:

Ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp, lịch sự.
Trung thực, nhiệt tình, chu đáo, cẩn thận và có trách nhiệm trong công việc.
Khả năng chịu được áp lực công việc cao.
Có tinh thần học hỏi, cầu tiến.

Quyền lợi:

Mức lương cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực.
Các chế độ bảo hiểm theo quy định của pháp luật.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, thân thiện.
Cơ hội phát triển bản thân và thăng tiến trong công việc.

Từ khóa tìm kiếm:

Lễ tân
Receptionist
Nhân viên lễ tân
Thư ký lễ tân
Hành chính văn phòng
Tuyển dụng lễ tân
Việc làm lễ tân

Hy vọng bản mô tả này sẽ giúp bạn tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí Nhân viên Lễ tân! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi nhé.