Timeline cho vị trí Chuyên viên hành chính (Administrative Staff)

Tìm Việc Nhanh xin kính chúc sức khoẻ các ông bà cô chú anh chị, Hôm nay chúng tôiDưới đây là bản phác thảo chi tiết về timeline, mô tả công việc, yêu cầu, nhiệm vụ, từ khóa tìm kiếm và tag cho vị trí Chuyên viên Hành chính, được nhìn từ góc độ của một Chuyên viên Nhân sự:

TIÊU ĐỀ:

Tuyển dụng Chuyên viên Hành chính – Góp sức xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

MỤC TIÊU:

Tuyển dụng một Chuyên viên Hành chính năng động, có tổ chức, và tận tâm để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của văn phòng, đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái cho toàn bộ nhân viên.

TIMELINE TUYỂN DỤNG CHI TIẾT:

Tuần 1: Chuẩn bị và đăng tin tuyển dụng

Xác định rõ nhu cầu tuyển dụng và ngân sách
Soạn thảo mô tả công việc chi tiết (Job Description)
Lựa chọn các kênh đăng tin tuyển dụng phù hợp (website công ty, trang tuyển dụng, mạng xã hội,…)
Thiết kế banner/hình ảnh quảng bá tuyển dụng hấp dẫn

Tuần 2-3: Thu hút ứng viên và sàng lọc hồ sơ

Quản lý và trả lời các câu hỏi từ ứng viên
Sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí đã đặt ra (kinh nghiệm, kỹ năng, bằng cấp,…)
Liên hệ với các ứng viên tiềm năng để xác nhận thông tin và mời phỏng vấn

Tuần 4-5: Phỏng vấn và đánh giá ứng viên

Tiến hành phỏng vấn vòng 1 (qua điện thoại hoặc trực tuyến) để đánh giá sơ bộ về kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên
Tổ chức phỏng vấn vòng 2 (trực tiếp hoặc trực tuyến) với sự tham gia của các thành viên liên quan (Trưởng phòng Hành chính,…)
Thực hiện các bài kiểm tra kỹ năng (ví dụ: soạn thảo văn bản, sử dụng phần mềm văn phòng,…) nếu cần thiết
Kiểm tra thông tin tham khảo (reference check) của ứng viên tiềm năng

Tuần 6: Ra quyết định và chào đón nhân viên mới

Tổng hợp kết quả phỏng vấn và đánh giá
Lựa chọn ứng viên phù hợp nhất
Gửi thư mời làm việc (offer letter)
Thực hiện thủ tục nhận việc cho nhân viên mới (ký hợp đồng, hướng dẫn về chính sách công ty,…)
Lên kế hoạch đào tạo và hội nhập cho nhân viên mới

MÔ TẢ CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION):

Vị trí:

Chuyên viên Hành chính

Bộ phận:

Hành chính – Nhân sự

Báo cáo cho:

Trưởng phòng Hành chính

Mục tiêu công việc:

Đảm bảo hoạt động hành chính của văn phòng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, hỗ trợ các phòng ban khác hoàn thành công việc.

NHIỆM VỤ CHÍNH:

Quản lý văn phòng:

Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, ngăn nắp, đầy đủ trang thiết bị
Quản lý và mua sắm văn phòng phẩm, đồ dùng văn phòng
Theo dõi và thanh toán các chi phí hành chính (điện, nước, internet,…)

Hỗ trợ công tác lễ tân:

Tiếp đón khách hàng, đối tác
Nghe và chuyển cuộc gọi đến các bộ phận liên quan
Quản lý thư từ, bưu phẩm

Quản lý tài sản:

Theo dõi và kiểm kê tài sản cố định
Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa tài sản

Hỗ trợ công tác tổ chức sự kiện:

Lên kế hoạch và chuẩn bị cho các sự kiện của công ty (hội nghị, team building,…)
Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ

Thực hiện các công việc hành chính khác:

Soạn thảo văn bản, công văn, thông báo
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Hỗ trợ các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên

YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

Kinh nghiệm:

Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương

Kỹ năng:

Kỹ năng giao tiếp tốt
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
Kỹ năng làm việc nhóm
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint)

Thái độ:

Nhiệt tình, năng động, trung thực, cẩn thận
Có trách nhiệm cao trong công việc
Chịu được áp lực công việc

Bằng cấp:

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị văn phòng hoặc các ngành liên quan

TỪ KHÓA TÌM KIẾM (KEYWORDS):

Chuyên viên Hành chính
Nhân viên Hành chính
Administrative Staff
Hành chính văn phòng
Quản lý văn phòng
Office Administration
Office Management
Trợ lý Hành chính
Administrative Assistant

LƯU Ý:

Bản mô tả công việc này có thể được điều chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng công ty và vị trí cụ thể.
Nên sử dụng các kênh truyền thông đa dạng để tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng.
Quá trình phỏng vấn cần được thực hiện kỹ lưỡng để đánh giá chính xác năng lực và sự phù hợp của ứng viên.

Chúc bạn tuyển dụng thành công!